StatusBericht als reactie op DocumentBericht
Met ingang van versie 16 (15-10-2016) is het mogelijk om een Statusbericht (SX) in reactie op een ontvangen Documentbericht (DX) te versturen.
Van origine zijn de SX berichten bedoelt voor het doorgeven van een actuele status op dossierniveau. Het versturen van een Statusbericht op een Document lijkt dan dus ook oneigenlijk gebruik van dit Statusbericht.
Alhoewel het niet de schoonheidsprijs verdient is dit wel de meest pragmatische oplossing voor het geconstateerde probleem en heeft hier afstemming met de Werkgroep Documenten/Hypotheken over plaats gevonden.
Wat was het probleem?
In sommige gevallen kan het document wel verzonden en ontvangen, maar niet verwerkt worden. Dit kan meerdere oorzaken hebben (zie hieronder voor meer details).
In onderstaande gevallen kan het document niet verwerkt en ingelezen worden in de MidOffice / Documentmanagement systeem van de ontvanger, waardoor er ook geen DocumentAanvraagbericht (DA) verzonden kan worden als reactie.
Het gaat in alle gevallen dus eigenlijk om (semi-) technische uitval waar geen (functioneel) DocumentAanvraagbericht op teruggestuurd kan worden.
Hieronder volgen de statussen met uitleg:
| Status | Wanneer mag deze verzonden worden | Actie aan de voorkant |
| Document password-protected | Document blijkt na decrypten beveiligd met een wachtwoord en kan dus niet geopend worden. | De gebruiker van het advies / workflow pakket zal het document moeten aanpassen en opnieuw moeten kunnen opsturen. |
| Document reeds ontvangen | Document is al ontvangen en kan niet nog een keer verwerkt worden. | Gebruiker mag het document niet nog een keer versturen. Als er een wijziging in het document is zal eerst contact opgenomen moeten worden met de GV om het dossierstuk weer open te zetten. |
| DocumentMijNr onbekend | Er wordt een onbekend DocumentMijNr meegegeven. | Gebruiker mag het document niet nog een keer versturen. De gebruiker zal contact op moeten nemen met zijn/haar adviespakket aangezien hier technisch iets niet goed gaat. |
| Bestandsformaat te groot | Het meegestuurde document is groter dan dat de ontvanger kan verwerken. | De gebruiker van het advies / workflow pakket zal het document moeten aanpassen en opnieuw moeten kunnen opsturen. |
| Bestandstype niet ondersteund | De bestandstypen die meegestuurd kunnen worden in een DX zijn: TIFF / PDF en JPG. Niet alle ontvangers kunnen een JPG verwerken. | De gebruiker van het advies / workflow pakket zal het document moeten aanpassen en opnieuw moeten kunnen opsturen. |
| Bestandstype wijkt af | In de DX wordt meegegeven wat de bestandstype van het encrypte bestand is. Als (na decrypten) blijkt dat het opgegeven bestand en het daadwerkelijke type niet met elkaar overeenkomen kan deze SX verzonden worden. | Gebruiker mag het document niet nog een keer versturen. De gebruiker zal contact op moeten nemen met zijn/haar adviespakket aangezien hier technisch iets niet goed gaat. Nadat e.e.a. is opgelost moet gebruiker het document wel weer kunnen versturen. |
In de huidige werkwijze is er vaak geen terugkoppeling voor deze berichten waardoor ze in een zwart gat terecht komen.
Dit roept vragen (en dus ook telefoonverkeer) op. De verstuurder denkt dat het document verzonden is en de ontvanger denkt dat het nooit ontvangen is.
Het advies van HDN aan de verstuurders van DX berichten is: bouw de SX berichten goed in. Binnen een SX bericht wordt een DocumentMijNr opgegeven waardoor het SX bericht aan een document / dossierstuk gekoppeld kan worden. Laat dit dossierstuk duidelijk aan de gebruiker zien. Bij voorkeur in hetzelfde scherm als de (functionele) statussen per document (ontvangen / (voorlopig) akkoord / afgekeurd en opnieuw aan te leveren etc).
In sommige situaties zal het document (na aanpassing) opnieuw verstuurd moeten worden. Sommige adviespakketten hebben ingebouwd dat er maar 1 keer iets verstuurd kan worden. Op zich terecht. Maar na ontvangst van een dergelijk SX bericht zal (in sommige gevallen) een dossierstuk dus wel opnieuw verzonden moeten kunnen worden.
Het is vooralsnog niet verplicht om deze statussen te versturen, maar als ze verstuurd worden moet voldaan worden aan bovenstaande redenen.