Privacy Statement HDN

Dit is het privacy statement van Hypotheken Data Nederland (HDN). In dit statement leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken en hoe wij omgaan met deze gegevens. Centraal hierbij staat het zorgvuldig omgaan met uw gegevens om bij te dragen aan het vertrouwen van consumenten en medewerkers in de financiële sector.

1. Wie is HDN en wat is onze wettelijke rol?

De Coöperatieve Vereniging HDN Beheer B.A. (geregistreerd bij KvK onder nummer 37079292) zet zich in voor meer efficiency en innovatie in de financiële dienstverlening. Het kantoor van HDN is gevestigd aan de Rijnzathe 12E, 3454 PV in De Meern. HDN heeft verschillende rollen op het gebied van privacy:

  • HDN is verwerker voor de persoonsgegevens van identificeerbare personen (conform AVG: de betrokkenen) die een financieel product aanvragen waarvoor de berichten over het platform van HDN worden getransporteerd en (in opdracht van de Werkgroep IBL) voor de persoonsgegevens van identificeerbare personen waarvoor een berekening wordt uitgevoerd in de inkomensbepalingloondienst (IBL)-tool, zie hiervoor het separate statement op inkomensbepalingloondienst.nl.
  • HDN is verantwoordelijke voor het gebruik van persoonsgegevens (alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon) van klanten en derden, bijvoorbeeld van de website HDN.nl, cookies, de HDN nieuwsbrief of relatiebestand.
  • HDN is verantwoordelijke voor het gebruik van persoonsgegevens van (ingehuurde) medewerkers.

2. Persoonsgegevens, grondslag en doel

Aanvraagproces financiële producten
HDN verzorgt de gestandaardiseerde uitwisseling van berichten binnen de financiële sector. Dit betekent dat aanvragen van financiële producten (zoals hypotheken, kredieten en verzekeringen) in een gestandaardiseerd formaat over het beveiligde platform van HDN worden getransporteerd vanaf het advies-, workflow- of CRM-pakket van de financieel adviseur naar de leverancier van het product. Dit transport kan via verschillende tussenstations (zoals serviceproviders) plaatsvinden. De totstandkoming van een hypotheekaanvraag heeft veelal tot gevolg dat de leverancier van het product aanvullende informatie opvraagt, bijvoorbeeld omdat er vanuit de wet beoordeeld moet worden of de verhouding inkomen en hypotheek / lening verantwoord is.

Door louter het faciliteren van het transport van deze data verwerkt HDN persoonsgegevens van identificeerbare personen, waaronder in ieder geval:

  • Naam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummer, mailadres, inkomen en vermogen van de aanvrager van het product.
  • ID-bewijs en gezondheid, etc. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens.

De grondslag hiervoor is de toestemming die de aanvrager van het product heeft gegeven aan de financieel adviseur. Alle gegevens van de betrokkene worden verkregen via de financieel adviseur.

De grondslag voor het verwerken van de informatie in deze berichten is uitvoering van overeenkomst, namelijk de overeenkomst die HDN heeft met zijn leden en gebruikers.

Marktinformatie
HDN anonimiseert de gegevens die over haar beveiligde platform worden getransporteerd en maakt hiervan marktoverzichten die aan gebruikers van HDN en media beschikbaar worden gesteld. Overweging 26 en artikel 89 van de AVG geven de additionele verwerkingsgrond voor het verwerken van deze geanonimiseerde persoonsgegevens. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene en de leverancier van het product.

Relatiebestand
Het relatiebestand van HDN kent als grondslag de overeenkomst tussen HDN en de andere contractspartij met als doel het onderhouden van dit contact, de afspraken na te komen en tijdig aan de financiële verplichtingen te voldoen. Van deze contractspartij worden de contactgegevens (geslacht, voor- en achternaam, adres, telefoon, mailadres) vastgelegd, bankrekeningnummer waarnaar of waarvan betaald wordt, de vorm van de relatie met HDN en het HDN relatienummer. Alle persoonsgegevens worden verkregen van de contractspartij.

Nieuwsbrief
De HDN Nieuwsbrief kent als grondslag toestemming met als doel de betrokkenen te informeren over producten, diensten en bijzonderheden van HDN. Van eenieder die zich heeft ingeschreven worden de volgende gegevens vastgelegd: geslacht, voor- en achternaam, mailadres, etv. aangevuld met de organisatie waar diegene werkt. De toestemming voor het verzenden van de nieuwsbrief kan op elk moment ingetrokken worden door een mail te sturen aan HDN of af te melden in de nieuwsbrief. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene.

Contactverzoeken
Personen die contact leggen met HDN via mail, brief, telefoon of het contactformulier op de website worden opgenomen in de administratie op grond van ofwel een overeenkomst danwel toestemming, met als doel het verzoek af te kunnen wikkelen. Van iedereen, die contact opneemt worden de volgende gegevens vastgelegd voor zover zij vermeld worden: geslacht, voor- en achternaam, mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, evt. aangevuld met de organisatie waar diegene werkt. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene.

Website
Het verwerken van persoonsgegevens via de website van HDN heeft als grondslag toestemming, met als doel de site optimaal aan te sluiten bij de behoefte van de gebruiker, als ook de kwaliteit en efficiency te monitoren. HDN maakt daarvoor gebruik van cookies. Zie voor meer toelichting bijlage 1 bij dit statement.

Beveiliging
Het bedrijfsverzamelgebouw waar HDN is gehuisvest is voorzien van camera’s. De grondslag hiervan is gerechtvaardigd belang (het beschermen van mensen en middelen). Hierbij wordt geslacht vastgelegd en mogelijk bijzondere persoonsgegevens (zoals geloof als dit met externe kenmerken of kleding zichtbaar is). Het belang van beveiligen is belangrijker dan het risico van het vastleggen van geslacht en het beperkte risico van de vastlegging van geloofsovertuiging.

Medewerkers (intern / extern)
Het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers vindt plaats op basis van de grondslag overeenkomst in combinatie van wettelijke verplichting met als doel de arbeids-, toezichts- en/of inhuurovereenkomst na te komen, betalingen te verrichten en contact te onderhouden. Hiervoor worden de volgende persoonsgegevens gebruikt: contactgegevens (geslacht, voor- en achternaam, telefoon, adres, mail), geboortedatum, BSN, bankrekeningnummer, gegevens van partner, kinderen en/of contactpersoon voor geval van nood. De persoonsgegevens worden verkregen van betrokkene.

Gebruik door derden
HDN verstrekt gegevens aan haar verwerkers, die namens haar werkzaamheden uitvoeren. Denk hierbij aan de partij die de mailingen verzorgt, aan de salarisverwerker en de pensioenuitvoerder. Met die bedrijven zijn afspraken gemaakt waarvoor de ter beschikking gestelde gegevens dienen te worden gebruikt.

De medewerkersgegevens worden gedeeld met de arbodienst ten einde medewerkers zo optimaal mogelijk te begeleiden in preventie, in geval van herstel bij ziekte of richting passend werk.

Als u persoonsgegevens verstrekt aan HDN dan zullen deze persoonsgegevens niet gedeeld worden met derden (niet zijnde verwerkers), tenzij zij daartoe op basis van wet- en/of regelgeving (denk aan met de belastingdienst voor de werknemersgegevens) verplicht is, HDN daartoe genoodzaakt is als gevolg van een rechtszaak en/of in het geval zij dat noodzakelijk acht ter bescherming van haar eigen rechten.

3. Rechten, plichten, beveiliging en bewaartermijnen

Aan het verwerken van persoonsgegevens zijn plichten en rechten verbonden. Een recht is bijvoorbeeld inzage in de persoonsgegevens, het recht tot wijziging of verwijdering. Hiervoor kunt u een verzoek indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van HDN via info@hdn.nl.
Voor contractpartners en medewerkers geldt dat zij verplicht zijn de gegevens te verstrekken, anders kan er geen overeenkomst tot stand komen tussen HDN en hen.
HDN heeft verschillende zichtbare en niet zichtbare beveiligingsmaatregelen getroffen voor de bescherming van de persoonsgegevens. Denk hierbij aan de beveiliging van het gebouw, screening en opleiding van medewerkers, beveiliging van servers, toegangscontrole, testbeleid en verschillende IT-beveiligingen.
Persoonsgegevens worden bewaard zo kort als dit mogelijk is en zo lang als dit wettelijk verplicht is. Zie hiervoor bijlage 2.
De verwerking van persoonsgegevens door HDN vindt plaats in Nederland.

4. Automatische besluitvorming en profilering

Bij HDN is geen sprake van automatische besluitvorming op basis van de gegevens of profilering van klanten of medewerkers.

5. Functionaris Gegevensbescherming

HDN heeft zonder verplichting, maar op grond van de wetgeving een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is geregistreerd bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Tot de FG kunt u ook een vraag, klacht of vermoeden van een datalek richten. U kunt de FG mailen op info@hdn.nl.
Mocht u na behandeling van uw vraag of klacht niet tevreden zijn, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Wijzigingen

Dit privacy statement kan worden gewijzigd. Wij adviseren u daarom regelmatig het privacy statement na te lezen op eventuele wijzigingen.

7. Vragen?

Mocht u nog vragen hebben over dit privacy statement of het gebruik van persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar info@hdn.nl.

Bijlage 1 – gebruik van cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door de website www.hdn.nl worden gebruikt om gebruikerservaringen efficiënter te maken. Volgens de wet mogen alleen cookies op uw apparaat worden opgeslagen wanneer deze noodzakelijk zijn voor het gebruik van de website. Voor alle andere soorten cookies is uw toestemming nodig.

  • Noodzakelijke cookies helpen een website bruikbaarder te maken, door basisfuncties als paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website mogelijk te maken. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken.
  • Statistische cookies helpen eigenaren van websites begrijpen hoe bezoekers hun website gebruiken, door anoniem gegevens te verzamelen en te rapporteren.
  • Marketingcookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Hun doel is advertenties weergeven die zijn toegesneden op en relevant zijn voor de individuele gebruiker. Deze advertenties worden zo waardevoller voor uitgevers en externe adverteerders.

De website www.hdn.nl maakt gebruik van verschillende soorten cookies. Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op onze pagina’s worden weergegeven. Via de cookieverklaring op onze website kunt u uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.
In ons Privacy Statement vindt u meer informatie over wie we zijn, hoe u contact met ons kunt opnemen en hoe we persoonlijke gegevens verwerken.

Bijlage 2 – Bewaartermijnen