Toezichtplan
Inleiding
De markt is volop in beweging. HDN volgt de marktontwikkelingen op de voet en bepaalt doorlopend de impact van de ontwikkelingen op haar doelstellingen en activiteiten. Dat doet HDN onder andere door goed in verbinding te staan met haar stakeholders.
Om haar taak op professionele wijze proactief in te vullen verwoordt de Raad van Commissarissen (RvC) van HDN in dit toezichtplan de wijze waarop zij het interne toezicht invult in het huidige two tier model, waarin de bestuurlijke taken zijn neergelegd bij de directeur en de toezichthoudende taken bij de RvC.
Het Toezichtplan sluit op een bij de vereniging HDN passende wijze aan op de Corporate Governance Code, de statuten, het bestuursreglement, het reglement van de RvC en de HDN Strategie 2017-2020. Het behandelt de visie van de RvC op toezicht, het toezichtkader, het toetsingskader en mondt uit in het informatieprotocol.
Met dit toezichtplan wil de RvC haar stakeholders inzicht te geven in de visie op toezicht, de focus en werkwijze van de RvC voor HDN in de komende periode.
Toezichtvisie
Om goed toezicht op HDN te kunnen houden moet duidelijk zijn waarop het toezicht zich richt. De toezichtvisie bepaalt de focus en inrichting van het interne toezicht van de RvC. Nieuwe, toetredende commissarissen dienen deze visie expliciet te onderschrijven.
De RvC wil een onafhankelijke en proactieve RvC zijn, die integraal toeziet op het besturingsproces waarin risico’s, resultaten en kernwaarden van HDN een hoofdrol spelen. De RvC voelt zich verantwoordelijk voor goed toezicht dat past bij HDN en de bijbehorende complexiteit (‘toezicht op maat’), en oefent dit toezicht transparant uit.
De RvC zal door zelfevaluatie doorlopend haar toezichthoudend functioneren beoordelen. Hierin worden de volgende aspecten nadrukkelijk meegenomen.
- De RvC heeft adequaat gefunctioneerd als zij heeft bijgedragen aan een goede, door ketenpartners gewaardeerde dienstverlening van HDN.
- De RvC heeft adequaat gefunctioneerd als zij de tot haar mandaat behorende beslissingen na een zorgvuldig besluitvormingsproces heeft genomen. Een zorgvuldig besluitvormingsproces wil ondermeer zeggen: tijdig, op basis van goede informatie, na consultatie en/of meeweging van de belangen van de stakeholders, in vergaderingen waarbij ieder RvC-lid een kritische inbreng had of kon hebben.
Het doel van het toezicht is dat de RvC toeziet op het formuleren, waar nodig bijstellen en realiseren van jaarplannen en strategie. Hieronder valt tevens het bewaken van de (kern)waarden van HDN (veiligheid, betrouwbaarheid en integriteit), het stimuleren van innovatie en het bewaken van de verschillende belangen van de stakeholders.
De resultaten van dit toezicht (op jaarplannen en strategie) zijn dat HDN bijdraagt aan ketenefficiency en keteninnovatie, zorgt voor een goede onderlinge samenwerking tussen alle stakeholders in de keten en, daar waar passend bij haar kerntaken, een regierol nastreeft in de hypotheek- en hypotheekgerelateerde keten.
De RvC houdt toezicht namens de leden, intermediairs en gebruikers. Zij is de bewaker van het besturingsproces van HDN. De RvC legt dan ook aan haar stakeholders regelmatig verantwoording af, zowel formeel als informeel.
De RvC hecht grote waarde aan de onafhankelijkheid van de toezichthouders en het toezicht. Alleen daarmee heeft HDN bestaansrecht op de lange termijn. Toezichthouders worden benoemd op persoonlijke titel en vertegenwoordigen in de RvC niet de eigen organisatie en belangen, maar die van HDN.
De RvC borgt dit nadrukkelijk door:
- een cultuur te hanteren waarin de leden elkaar aanspreken op het HDN belang
- de RvC leden een ambassadeursrol voor HDN te laten vervullen in hun eigen organisatie en/of netwerk
- vakinhoudelijke kennis aan te dragen, ook als het gaat om innovatie die kan leiden tot nieuwe produkt/markt combinaties
- bij (her)benoemingen de juiste kennis, ervaringen, persoonlijkheid en vaardigheden van een (toekomstig) lid centraal te stellen.
Toezichtkader
De RvC wil in het toezichtkader aangeven waarop zij toezicht houdt de komende jaren en hoe zij dat aanpakt. Het gaat hierbij om het toezicht integraal uit te oefenen, waar zowel hard als soft controls onderdeel vanuit maken.
Bij de inrichting van het toezicht vindt men de hard controls terug.
De statuten, het bestuursreglement en het reglement van de RvC ondersteunen de keuze voor de scheiding van bestuur en toezicht, conform good governance regels.
De RvC hanteert bovendien dit toezichtplan om hiermee transparant te zijn in het toezicht naar haar stakeholders toe. In het voorgaande is aangegeven wat de RvC onder adequaat toezicht verstaat. Hieruit vloeit voort dat:
- de RvC het toezicht structureert en zich proactief opstelt.
- een planning & control cyclus een vast onderdeel is van de toezichtagenda.
- de RvC een functionerings- en beoordelingscyclus met de directeur hanteert om te bespreken of de vooraf gemaakte resultaatafspraken (SMART) gehaald zijn.
- de RvC volgens een een informatieprotocol/dashboard wordt geïnformeerd (zie hieronder)
- de RvC toeziet op het stakeholderbeleid van de directeur
- de RvC er voor zorgt dat noodzakelijke competenties ten behoeve van kritische advies- en besluitvorming aanwezig zijn.
In de stijl van toezicht houden vindt men de soft controls terug.
De RvC hanteert toezicht ‘nieuwe stijl’, waarin commissarissen een open cultuur hanteren. Zo is de RvC altijd aanspreekbaar op hun toezicht, streeft de RvC gelijkwaardigheid na in relaties, willen de commissarissen transparant handelen en een goede sparringpartner zijn voor de directeur en de stakeholders.
Proactief toezicht houden betekent dat de RvC in een vroeg stadium door de directeur wordt meegenomen in het strategisch plan, dat de commissarissen zelf actief informatie vergaren naast de directeur, en relevante externe ontwikkelingen in de RvC bespreken.
De RvC functioneert als team goed en is toekomstbestendig indien zij over de juiste kennis, ervaring en vaardigheden beschikt voor de strategische planperiode. Tevens dient ze divers genoeg te zijn in haar denkstijlen als het gaat om adviezen en besluiten.
Bij iedere (her)benoeming van een commissaris is er bewustwording op de juiste competenties in relatie tot het team van commissarissen, en in relatie tot wat HDN de komende jaren nodig heeft.
De commissarissen passen permanente educatie toe op de onderwerpen van toezicht (zie hieronder) die in de jaarplanning staan en ten behoeve van persoonlijke ontwikkeling. Dit gebeurt via de jaarlijkse inhoudelijke bijeenkomst en via de tweejaarlijkse zelfevaluaties, maar ook individueel.
Nieuwe onderwerpen in het toezichtOnderstaande onderwerpen zijn nieuwe aandachtsgebieden in het toezicht, voortgevloeid uit de door de RvC gevoerde strategische discussies. Dit betekent dat het toezicht hierop nog vorm moet krijgen en nader uitgewerkt moet worden.
- Bewaken van de (Kern)waarden van HDN: veiligheid, betrouwbaarheid, integriteit
- Stimuleren van keteninnovatie
- Bewaken dat de belangen van de verschillende stakeholders zoveel mogelijk gediend worden
Deze nieuwe onderwerpen vragen om een nadere uitwerking.
- Welke informatie heeft de RvC al over deze nieuwe onderwerpen, en welke ontbreekt nog?
- Welke normen dienen eventueel ontwikkeld te worden?
- Welke informatie wil de RvC van welke strategische partner?
- Welke resultaten, prestaties, procesuitkomsten worden beoogd? Dit is het toetsingskader, dat gedetailleerd ingaat op hoe de RvC kwalitatieve en kwantitatieve normen en indicatoren voor de van belang zijnde bestuurlijke prestaties gaat toetsen.
De directeur zal hiervoor materiedeskundigen aanhaken om dit verder uit te werken. Daarna wordt getoetst of de bestaande informatievoorziening naar de RvC voldoet aan het voorgaande, waarna deze waar nodig wordt aangepast. Dit is het informatieprotocol c.q. dashboard. Hieruit vloeit de jaaragenda RvC voort met de belangrijkste thema’s voor het kalenderjaar voor de RvC.