Optimalisatie Statusmeldingen

Het gebruik van statusmeldingen verschilt aanzienlijk tussen partijen waardoor geen eenduidige betekenis afgeleid kan worden. Omdat statusmeldingen het middel is om voortgangsinformatie over een dossier binnen de keten te delen, heeft de keten de expliciete wens uitgesproken de toepassing en het gebruik van statusmeldingen te willen optimaliseren. Dit bevordert het verwachtingsmanagement en verhoogt de effectiviteit van statusmeldingen. Hieruit is ‘Optimalisatie Statusmeldingen’ voortgekomen, waarmee gedurende drie fases de toepassing en het gebruik van statusmeldingen binnen de keten verbeterd zal worden.

Fase 1 in 2017 uitgerold, in 2018 gecertificeerd

Fase 1 bestaat uit de optimalisatie van de huidig verplichte statusmeldingen (d.d. maart 2017). De HDN werkgroep Standaard Hypotheken heeft ketenafspraken gemaakt over deze zes statusmeldingen. Fase 1 van Optimalisatie Statusmeldingen moet gedurende 2017 door partijen geïmplementeerd worden. Per 1 januari 2018 zal hierop gecertificeerd worden. Belangrijkste inhoudelijke wijziging binnen fase 1 is de uitfasering van ’07 Akte gepasseerd’ en de introductie van ’20 Lening in beheer’ als vervanger van Akte gepasseerd.

De specificaties Optimalisatie Statusmeldingen fase 1 zijn onderstaand uitgewerkt. Deze kunnen ook hier worden gedownload.

Uitgangspunten

De volgende uitgangspunten zijn aangehouden bij de optimalisatie van statusmeldingen:
1. De optimalisatie heeft als doel eenduidigheid te brengen in de keten. Kijkend naar interviewresultaten kan worden verwacht dat zichtbaarheid wordt verbeterd met toename van eenduidigheid. Tijdens fase 1 worden de ketenafspraken t.b.v. zichtbaarheid niet aangescherpt. Na afronding 1e fase worden de mogelijkheden t.b.v. zichtbaarheid opnieuw bekeken.
2. De optimalisatie mag geen verandering tot gevolg hebben op bestaande bedrijfsprocessen. Huidige bedrijfsprocessen lopen door, statusmeldingen zijn hierop een aanvulling
3. De optimalisatie moet in overzichtelijke stappen doorgevoerd worden. Een nieuwe standaard wordt niet in één stap uitgerold.
4. De huidige statusmeldingen worden vooralsnog niet gewijzigd. Het voorstel is gebaseerd op bestaande statusmeldingen. Nieuwe statusmeldingen kunnen wel worden toegevoegd, zo ook bestaande kunnen komen te vervallen.
5. Statusmeldingen worden zowel in adviespakketten als in portals gebruikt. De toepassing en betekenis van statusmeldingen is voor beiden gelijk; hierin wordt geen onderscheid gemaakt.
6. Bij definitie van statusmeldingen moet onderscheid worden gemaakt tussen statusmeldingen aan het intermediair en statusmeldingen die voor een aanbieder intern gerelateerd zijn.

Aanpak & Fasering

Expliciet uitgangspunt m.b.t. de aanpak is dat de optimalisatie in overzichtelijke stappen doorgevoerd wordt. De fasering is als volgt:
– Fase 1: Eenduidigheid van huidige set verplichte statusmeldingen
– Fase 2: Eenduidigheid van huidige set optionele statusmeldingen (compleet maken statusmeldingen, gerelateerd aan processtappen) Onderzoek verdere stappen optimaliseren zichtbaarheid
– Fase 3: Implementatie nieuwe wensen (bijvoorbeeld in kader van doorlooptijden)

Planning FASE 1

Fase 1 van Optimalisatie Statusmeldingen wordt gedurende 2017 door partijen geïmplementeerd. Per 1 januari 2018 zal hierop gecertificeerd worden.
– Q1 2017 : Definitie betekenis en frequentie statusmeldingen door WG
– Q2 2017 : Communicatie aan de markt inclusief planning
– Q3 & Q4 2017 : Uitrol binnen de keten

Belangrijkste wijziging binnen fase 1 is de uitfasering van ’07 Akte gepasseerd’ en de introductie van ’20 Lening in beheer’ als vervanger van Akte gepasseerd.

Ketenafspraken

 

Eenduidigheid bestaat uit:
– Marktbrede gelijke betekenis
– Marktbrede gelijke timing & frequentie (altijd op hetzelfde moment statusmelding te verwachten)

De volgende aangescherpte & nieuwe ketenafspraken t.a.v. betekenis zijn gedefinieerd:
1. Geen onderscheid tussen verplichte en optionele statusmeldingen: het intermediair kan (op termijn) hetzelfde gebruik van statusmeldingen door verschillende aanbieders verwachten. Daarom worden alle statusmeldingen verplicht (op termijn) wanneer de betekenis van de statusmelding voorkomt in het proces van de aanbieder en moet de daarbij horende statusmelding worden verstuurd.
2. Geen afgeleide statusmeldingen: statusmeldingen blijven op dossierniveau gestuurd worden. Er worden geen afgeleide statussen gehanteerd (bijvoorbeeld in geval van versturen offerte en status ‘Offerte verzonden’ => beide blijven van toepassing)
3. Voorstel betekenis per statusmelding: sheet 7 e.v.
De volgende aangescherpte & nieuwe ketenafspraken t.a.v. timing & frequentie zijn gedefinieerd:
1. Procesmomenten: een statusmelding wordt afgegeven bij een volgende processtap (in de keten)
2. Onderhoud of storingen: alleen in geval van onderhoud of verstoringen kan worden afgeweken van gedefinieerde momenten en frequenties.

Bestaande statusmeldingen

Verplichte statusmeldingen

09 Ontvangstbevestiging
05 Dossier finaal akkoord
07 Akte gepasseerd
14 Offerteaanvraag niet te verwerken
11 Offerteaanvraag afgewezen
16 Offerteaanvraag beëindigd

Optionele statusmeldingen

01 Offertetermijn verloopt
04 Dossier ter acceptatie
08 Sluitdatum bekend
10 Offerteaanvraag in behandeling genomen
12 Wachten op (aanvullende) stukken
13 Offerte verzonden
17 Inkomen akkoord
18 Onderpand akkoord
19 Verplichtingen akkoord
80 Partij niet geautoriseerd (zie toelichting)
81 Autorisatie niet verleend door HDN Poortwachter (zie toelichting)
82 Aanroep HDN Poortwachter mislukt. Bericht wel verzonden

 

Betekenis, timing & frequentie per (op dit moment verplichte) statusmelding