Statusbericht in reactie op een document

Geldig vanaf

15 oktober 2016

Ketenafspraak

Het advies van HDN aan de verstuurders van DX berichten is: bouw de SX berichten goed in. Binnen een SX bericht wordt een DocumentMijNr opgegeven waardoor het SX bericht aan een document / dossierstuk gekoppeld kan worden. Laat dit dossierstuk duidelijk aan de gebruiker zien. Bij voorkeur in hetzelfde scherm als de (functionele) statussen per document (ontvangen / (voorlopig) akkoord / afgekeurd en opnieuw aan te leveren etc).

In sommige situaties zal het document (na aanpassing) opnieuw verstuurd moeten worden. Sommige adviespakketten hebben ingebouwd dat er maar 1 keer iets verstuurd kan worden. Maar na ontvangst van een dergelijk SX bericht zal (in sommige gevallen) een dossierstuk dus wel opnieuw verzonden moeten kunnen worden.

Het is vooralsnog niet verplicht om alle statussen te versturen, maar als ze verstuurd worden moet voldaan worden aan onderstaande redenen.
Uitzondering hierop is de status ’02 Document reeds ontvangen’. Deze status is verplicht nadat een document (DX) is ontvangen terwijl de (document)status 04 Akkoord of 06 Voorlopig Akkoord is.

Status Wanneer mag deze verzonden worden Actie aan de voorkant
Document password-protected Document blijkt na decrypten beveiligd met een wachtwoord en kan dus niet geopend worden. De gebruiker van het advies / workflow pakket zal het document moeten aanpassen en opnieuw moeten kunnen opsturen.
Document reeds ontvangen Document is al ontvangen en kan niet nog een keer verwerkt worden. Gebruiker mag het document niet nog een keer versturen. Als er een wijziging in het document is zal eerst contact opgenomen moeten worden met de GV om het dossierstuk weer open te zetten.
DocumentMijNr onbekend Er wordt een onbekend DocumentMijNr meegegeven. Gebruiker mag het document niet nog een keer versturen. De gebruiker zal contact op moeten nemen met zijn/haar adviespakket aangezien hier technisch iets niet goed gaat.
Bestandsformaat te groot Het meegestuurde document is groter dan dat de ontvanger kan verwerken. De gebruiker van het advies / workflow pakket zal het document moeten aanpassen en opnieuw moeten kunnen opsturen.
Bestandstype niet ondersteund De bestandstypen die meegestuurd kunnen worden in een DX zijn: TIFF / PDF en JPG. Niet alle ontvangers kunnen een JPG verwerken. De gebruiker van het advies / workflow pakket zal het document moeten aanpassen en opnieuw moeten kunnen opsturen.
Bestandstype wijkt af In de DX wordt meegegeven wat de bestandstype van het encrypte bestand is. Als (na decrypten) blijkt dat het opgegeven bestand en het daadwerkelijke type niet met elkaar overeenkomen kan deze SX verzonden worden. Gebruiker mag het document niet nog een keer versturen. De gebruiker zal contact op moeten nemen met zijn/haar adviespakket aangezien hier technisch iets niet goed gaat. Nadat e.e.a. is opgelost moet gebruiker het document wel weer kunnen versturen.

 

Aanleiding & achtergrond

Van origine zijn de SX berichten bedoelt voor het doorgeven van een actuele status op dossierniveau. Het versturen van een Statusbericht op een Document lijkt dan dus ook oneigenlijk gebruik van dit Statusbericht.

In sommige gevallen kan een document wel verzonden en ontvangen, maar niet verwerkt worden. Dit kan meerdere oorzaken hebben.

In de genoemde gevallen kan het document niet verwerkt en ingelezen worden in de MidOffice / Documentmanagement systeem van de ontvanger, waardoor er ook geen DocumentAanvraagbericht (DA) verzonden kan worden als reactie.

Het gaat in alle gevallen dus eigenlijk om (semi-) technische uitval waar geen (functioneel) DocumentAanvraagbericht op teruggestuurd kan worden.