Gebruik van de status “voorlopig akkoord” en “akkoord” bij documenten

Het gebruik van de verschillende statussen die een document kan hebben is tot op heden niet omschreven binnen de bestaande ketenafspraken.
Door het ontbreken van deze beschrijving is het gebruik van met name de status “voorlopig akkoord” verschillend en is de betekenis niet consequent en dus verwarrend. Om deze reden is dit onderwerp ter sprake gebracht in de Werkgroep Documenten van 22 juni 2017.

In deze Werkgroep bijeenkomst is de volgende definitie besproken en akkoord bevonden:

Voorlopig akkoord: Het ontvangen document is op zichzelf staand akkoord, maar moet nog beoordeeld worden in combinatie met de overige documenten (denk bijvoorbeeld aan de combinatie salarisstrook / werkgeversverklaring). Daarnaast kan het document ook op het ijk-moment niet meer geldig zijn en alsnog afgekeurd worden.

Het ijk-moment is bijvoorbeeld in het geval van NHG het uitbrengen van de bindende offerte. De volgende documenten hebben beperkte geldigheid en kunnen dus pas Akkoord gegeven worden bij de bindende offerte:
• 003 Taxatierapport van de woning
• 009 Werkgeversverklaring(en)
• 011 Laatste loonafrekening
• 025 Bouwkundig rapport
• 097 Woon/bedrijfstaxatierapport
• 262 Perspectiefverklaring

In navolging op deze definitie is ook de volgende definitie voor de status “Akkoord” geaccordeerd:

Akkoord: Het ontvangen document is zowel op zichzelf staand als in combinatie met andere documenten akkoord. Ook de geldigheid van het document is akkoord. De status Akkoord geeft aan dat een document definitief Akkoord is. Nadat het document de status Akkoord heeft gekregen mag deze niet meer van status wijzigen. *)

*) uitzondering op deze regel, in het geval het document akkoord is bevonden en er ná het uitbrengen van de bindende offerte nogmaals een rentevoorstel / offerte uitgebracht wordt binnen hetzelfde dossier (bijv omdat de passeertermijn verstreken is). In dit geval mag de status van een document, indien van toepassing, weer op Aan te leveren worden gezet of, indien het document op dat moment niet meer nodig blijkt, op Vervallen.

Let op. Bovenstaande ketenafspraak heeft betrekking op de status die de Geldverstrekker aan het document geeft. De ketenafspraak omtrent dit onderwerp voor eventuele “tussenpartijen” (zoals Serviceproviders) zullen in september 2017 in de Werkgroep Documenten besproken worden.